Es usual que un prospecto nos plantee sus requerimientos para un desarrollo de software, y nosotros estemos urgidos para pasar la cotización asociada. Pero si accedemos, vamos a terminar haciendo un proyecto cerrado (también llamado Fixed Priced Project) y muy probablemente perdiendo dinero. A esta trampa, el reconocido autor Jeff Patton [1] la denomina “Client-Vendor Anti-Pattern”: el prototipo de cómo no habría que hacer los proyectos, porque no sólo pierde el proveedor, sino que también pierde el cliente.
Muchos dirán que siempre intentan hacer los proyectos en la modalidad Time & Materials (T&M), pero el prospecto tiene una batería de argumentos para no querer esa modalidad, o que la forma de vender proyectos es a través de plataformas donde una de las reglas es estimar y cotizar para competir por el trabajo.
El desafío es atacar sólo mercados y clientes que tengan una madurez suficiente para alinearse con la modalidad T&M, y además tener una argumentación sólida para maximizar la venta de proyectos T&M, haciendo frente a la propensión de los prospectos por los proyectos cerrados o disipando las inquietudes por la modalidad T&M. A continuación intentaremos esbozar algunos argumentos.
Muchas veces no se tiene claro qué es T&M: es una forma de cobrar, no es un servicio. Bajo T&M se puede ofrecer tanto staff augmentation, como dedicated team, y también end-to-end project development.
Muchas veces los clientes creen que con T&M los proveedores tienen el riesgo mínimo, y con los proyectos cerrados ellos tienen el riesgo mínimo. Pero esta es una creencia que no se corresponde con la realidad: en todo caso T&M es un riesgo intermedio tanto para el cliente como para el proveedor:
Fuente: PMI (Project Management Institute)
El riesgo mínimo para el proveedor es la modalidad de “reembolso de costos”, donde cualquier tipo de costo en el que incurra el proveedor -por imprevisto que sea- es facturado al cliente (y todos sabemos que en T&M esto no es así, porque el proveedor siempre ejecuta actividades adicionales para garantizar el éxito del proyecto, las que no factura al cliente).
Veamos una comparación entre T&M y Proyecto Cerrado:
Puede que se termine aceptando un proyecto cerrado, pero la sugerencia es agotar algunos pasos de negociación antes, por ejemplo:
- Se argumentó a favor de T&M, pero el prospecto no la aceptó, o puso objeciones, como ser política corporativa que por el monto del proyecto se requiere un RFP [2] y la modalidad proyecto cerrado.
- Se intentó proponer soluciones intermedias para estimar un rango de plazo y costo, haciendo por ejemplo un par de sprints pagos por el prospecto para medir velocity y bajar a tierra requerimientos, reduciendo así la incertidumbre.
- Se planteó partir el proyecto para disminuir el riesgo percibido o ejecutar pruebas de concepto pagas, para aspectos riesgosos.
- El prospecto está de acuerdo en evaluar T&M para proyectos futuros, o la cuenta es de interés estratégico, o la tecnología es estratégica para el proveedor.
- Cuando haya mucho potencial de ventas a futuro en esa cuenta o se abra un nuevo mercado.
Un motivo que hemos visto en nuestras consultorías por el que los prospectos no quieren la modalidad T&M, es que les fue mal en el pasado con la misma. Por tanto, es fundamental tomar medidas que maximicen las posibilidades de que nos vaya bien con T&M, para no perder clientes ni volver a la modalidad de proyectos cerrados en los mismos.
Estos son algunos cuidados a tener en cuenta:
- Lograr que la contraparte del cliente se comprometa con el proyecto, tenga poder de decisión y conozca de la problemática del proyecto.
- Evaluar si se necesita un discovery sprint.
- Definir el criterio de éxito del proyecto con el cliente, para fijar expectativas.
- Gestionar trade-offs de cambios solicitados.
- Gestionar riesgos y valor entregado por sprint.
- Monitorear plazos y presupuesto, para alinearse con las expectativas del cliente.
También hay que tener respuestas para las preocupaciones que plantee el prospecto a la modalidad T&M, como ser: no tener certezas sobre el costo total, que requiere mucho seguimiento, que el proveedor no está motivado a hacer un buen trabajo y performar, o las incertidumbres sobre la fechas de entrega.
Si se terminó aceptando y se va a ejecutar un proyecto en la modalidad cerrada, conviene plantearse algunas acciones, como por ejemplo:
- Irle mostrando al cliente lo que se pierde por no haber elegido T&M.
- Hacer un cierre mostrando cómo hubiera sido ejecutarlo bajo T&M.
- Intentar consensuar que los próximos proyectos se hagan T&M.
Se siguen haciendo los proyectos en la modalidad proyecto cerrado, porque a la fuerza de ventas le cuesta argumentar al cliente a favor de T&M, y con tal de cerrar la venta, se ven tentados a aceptar un proyecto cerrado. Este artículo es una invitación a lograr ese convencimiento y alineación de toda el área comercial, y así aumentar el ratio de proyectos T&M del portfolio, y probablemente también la rentabilidad de la empresa!
[1] User Story Mapping, JEFF PATTON, 2014, p. 162–163.
[2] Una solicitud de propuestas (en inglés, request for proposal, abreviado RFP) es una solicitud, realizada a menudo a través de un proceso de licitación, de parte de un organismo gubernamental o compañía interesada en el aprovisionamiento de una mercancía o servicio, a proveedores potenciales que compiten entre sí.
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