El concepto de People Bench se refiere al estado de un colaborador o un grupo de colaboradores, que no está(n) trabajando en proyectos billables por un período de tiempo, pero que igualmente mantiene(n) todos los beneficios como colaboradores de la empresa. Y por lo tanto, tiene(n) un impacto en el flujo de caja de la empresa. A los colaboradores en el People Bench usualmente se los convoca cuando se necesitan sus habilidades y conocimientos en nuevos proyectos.
El problema de no tener People Bench
Muchas veces las empresas se plantean si no vale la pena tener People Bench. Este pensamiento surge cuando aparecen oportunidades de trabajos (proyectos o staff-augmentation), pero por no tener disponibilidad de colaboradores para atenderlo, se le dice que “no” al prospecto o se da un lead time [1] demasiado extendido en el tiempo para las necesidades del prospecto, y éste termina diciendo que no le sirve esperar tanto. El problema de estas situaciones es que indirectamente estamos topeando nuestro crecimiento, ya que perdemos oportunidades por no tener gente disponible, y eso es dejar de crecer.
El problema de tener un People Bench demasiado grande o extendido en el tiempo
Por otro lado, tener colaboradores en People Bench implica un costo para la empresa, porque no se obtienen horas billables de esos colaboradores. Quizás esto no fue buscado por la empresa, sino que ocurrió porque un proyecto en un cliente no continuó, o se enlentecieron las ventas de nuevos proyectos mientras se están acabando los actuales.
A esta problemática de financiar el People Bench, se agrega el tema de la motivación de los colaboradores allí: si están sin hacer nada se van a desmotivar, y probablemente -sobre todo los de más seniority- se terminen yendo de la empresa, si se prolonga su estadía allí.
De tener o no People Bench a tener una Estrategia de People Bench
Los dos casos anteriores de People Bench son reactivos, y no buscados. Pero, ¿qué pasa si se tiene una Estrategia proactiva de People Bench? ¿Por qué no tener una Estrategia que sea una fortaleza de la empresa? Una Estrategia que minimice la pérdida de oportunidades así como el costo y los riesgos del People Bench. Una Estrategia que permita evitar la improvisación urgente ante una situación difícil, sino que defina el por qué tener un People Bench, y cómo gestionarlo para que sea una fortaleza. Una Estrategia que asegure que siempre se tiene un People Bench saludable, es decir, en ese gris entre NO tener uno y tener MUCHO.
Si no se tiene una Estrategia de People Bench, la cual tiene un costo anual (o sea, se midió el impacto de tenerlo) entonces quien va a pagarlo es la rentabilidad final de la empresa, que va a verse afectada negativamente.
El objetivo de un People Bench
Un muy buen motivo para tener un People Bench programado, es poder decirle a los prospectos que la empresa ya tiene reservados colaboradores para comenzar rápidamente, y también que, si algún colaborador eventualmente deja la empresa, se cuenta con el reemplazo rápidamente. Y así no perder oportunidades de negocio y también tener deals con mayor cantidad de colaboradores.
Otro objetivo puede ser tener colaboradores del People Bench para demos y preventa, en vez de demorar una demo por falta de colaboradores disponibles.
Otra utilidad del People Bench es cubrir licencias de colaboradores asignados a un cliente: alguien del People Bench puede ir haciendo shadowing [2] del colaborador que se va a ausentar, de forma que en el momento de la licencia lo puede cubrir satisfactoriamente para el cliente y, si el colaborar es junior, ya exponerse a la experiencia con un cliente real. Esto tiene el beneficio adicional de que el cliente ya conoce a un nuevo colaborador, y si se siente a gusto con él y le genera confianza, pida sumarlo permanentemente al equipo asignado en el futuro.
Un objetivo adicional es ser una presión para que el equipo de ventas concrete nuevos negocios de forma de asignar a esos colaboradores a clientes, y no se descanse cuando hay una asignación del 100%. O peor aún: que al equipo de ventas le pidan que ayude a reclutamiento y deje de vender, como ha ocurrido.
La Gestión de un People Bench
Ya vimos algunas tareas que pueden realizar los colaboradores en el People Bench, pero para que esos colaboradores no se desmotiven es importante tener una gestión de los mismos. Esta Gestión de un People Bench toca a muchas áreas de la empresa:
- Operaciones: porque es la que efectivamente tiene el People Bench (ya que son “sus colaboradores”) y además tiene que gestionarlos en el día-a-día.
- Comercial: porque tiene que tener la preocupación de asignarlos y de pitchear a prospectos y clientes que tenemos People Bench.
- Talento: porque tiene que asegurarse que los colaboradores en People Bench estén bien y no preocupados/asustados.
- Finanzas: porque tener People Bench implica un costo que hay que monitorear muy de cerca (además de haberlo previsto anteriormente).
People Bench no programado
Las anteriores eran ideas para People Bench en general, tanto gestionados o no, pero también es fundamental planificar qué acciones y en qué orden tomar en un caso de People Bench no programado, de esos que se dan por baja de demanda y proyectos que se terminan, o algún proyecto que se cayó. Mantener esos colaboradores, da un mensaje de estabilidad al resto del equipo frente a los avatares del mercado, versus la desmotivación que puede tener un downsizing.
Se precisa asignar rápido a estos colaboradores, por lo que se sugieren iniciativas que faciliten la venta rápida, siendo más laxos en la calificación de oportunidades y recurriendo proactivamente a ex-clientes y clientes.
Conclusión
Este artículo es una invitación a las empresas a salirse del estereotipo de que el People Bench siempre es un lastre no querido. Si es programado y tiene una buena Estrategia detrás, ya vimos que tiene varios beneficios que probablemente superen los costos, desde aliviar a los colaboradores sobrecargados, hasta facilitar el crecimiento. Con lo que el People Bench programado termina siendo una fortaleza de la empresa. Y si no es programado, ya vimos ideas de Estrategia defensiva para minimizar los impactos negativos.
[1] En este contexto, significa el tiempo que transcurre entre la solicitud del cliente y el comienzo del proyecto por parte de la empresa.
[2] Shadowing es la observación/repetición interna del trabajo de un colaborador con un cliente, un tipo de capacitación en el trabajo que permite a un colaborador seguir y observar de cerca a otro colaborador que desempeña el rol. Este tipo de aprendizaje generalmente se usa en el onboarding de nuevos colaboradores en una organización o en un nuevo rol. Permite familiarizarse con los objetivos del proyecto, las tecnologías utilizadas, los estándares de codificación adoptados, los objetivos del sprint, trancarse y equivocarse sin riesgos, etc. Esto se hace sin costo adicional para el cliente.
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